Cuando cuentas con una empresa pequeña, la cual tiene un volumen bajo de solicitudes de soporte, una gran forma de llevar el servicio al cliente de manera adecuada es utilizando un buzón compartido o creando una lista de distribución.
Sin embargo, es muy importante saber que las bandejas de entrada compartidas y las listas de distribución no se encuentran diseñadas para el manejo del servicio al cliente. A medida que las empresas y el volumen de soporte van creciendo, se van creando con ellas más problemas de los que se pueden resolver. Debido a esto, ocasiona que haya clientes ansiosos por obtener una mejor experiencia y empleados que se sienten frustrados.
En vez de obligar y utilizar tu correo electrónico, a que realice funciones para las que no ha sido diseñado, es mejor que tomes en cuenta los beneficios que tiene una bandeja de entrada compartida, para que tu empresa tenga un excelente servicio al cliente. Por lo tanto, en este post vas a conocer cómo puedes mejorar la experiencia de tus clientes al tener una bandeja de entrada compartida. ¿Te interesa?
¿Qué es una bandeja de entrada compartida?
Una bandeja de entrada compartida, también conocida como bandeja de entrada colaborativa, es aquella que logra que todos los agentes de soporte puedan acceder a cualquier correo electrónico o sistema de mensajes directos, haciendo uso del mismo tablero y en la misma plataforma.
En palabras más fáciles, se trata de todo lo opuesto a la comunicación tradicional por correo electrónico, en donde la cuenta es propiedad de la persona y manejada por un solo usuario. Cuando dos usuarios intentan ingresar a la misma cuenta de correo, utilizando las mismas credenciales, lo más seguro es que la cuenta sea bloqueada.
Por lo tanto, al crear una bandeja de entrada compartida para equipos, este riesgo se va a eliminar por completo. Asimismo, estarás creando un sistema de soporte más óptimo y eficiente, el cual ayudará a que tus clientes queden encantados con el proceso.
Además, se pueden configurar varios canales de mensajería en la misma bandeja de entrada. Es decir, puedes centralizar todos los mensajes que obtengas desde tus cuentas en las redes sociales, WhatsApp, correo electrónico, chatbot y cualquier otro canal de comunicación que utilices, para así, ver y administrar todos los mensajes en un solo lugar.
Consejos para mejorar la experiencia al cliente empleando una bandeja de entrada compartida
Si deseas poder mejorar la experiencia que tienen tus clientes, no hay mejor forma de hacerlo que con una bandeja de entrada compartida. Aquí tienes algunos consejos fundamentales para que lo hagas posible.
1. Respuestas completas y más rápidas
Los clientes siempre desean obtener respuestas rápidas, pero también quisieran poder tener la información completa y correcta. Cuando el equipo completo de soporte se vincula de manera rápida, va a ser más fácil que se pueda responder a todos los clientes y que obtengan una respuesta rápida.
Muchas herramientas de bandeja de entrada compartida ofrecen la opción de configurar respuestas automáticas que pueden satisfacer las necesidades más comunes de tus usuarios.
Algunas otras te permiten guardar mensajes predeterminados que pueden ser utilizados por los miembros de tu equipo de acuerdo a situaciones específicas. Esta funcionalidad es genial porque ahorra muchísimo tiempo al escribir respuestas sin dejar a un lado la personalización de los mensajes.
2. Trabajar juntos en las respuestas
Generalmente, el trabajo en equipo hace que todo funcione, ¿cierto? Con una bandeja de entrada compartida vas a poder aprovechar toda esa capacidad intelectual que tiene tu equipo, de manera que juntos puedan resolver las dudas de los clientes sin tener tantas conversaciones.
Esta opción también es ideal para las respuestas que requieren el conocimiento de personas en distintos departamentos.
3. Una carga de trabajo más manejable
Debes saber que las bandejas de entrada compartidas reducen, en gran medida, los correos electrónicos que cada usuario recibe día a día. Al tener menos correos electrónicos, mayor será el tiempo para lograr hacer el trabajo.
4. Acceso a la historia del cliente
A ninguna persona le gusta tener que responder la misma pregunta varias veces. Al tener una bandeja de entrada compartida, podrás consultar conversaciones anteriores que hayas tenido con los usuarios, incluso si la misma fue con alguien directamente del equipo o si el usuario envió su duda utilizando otro canal anteriormente.
¿Qué se logra con esto? Que puedas obtener fácilmente la información completa de cada cliente, por lo que no tendrás que estar haciéndole las mismas preguntas para conseguir la misma.
La experiencia de tus clientes es lo que más vale
Los agentes de atención al cliente siempre están gestionando grandes cantidades de solicitudes y resolviéndolas lo más rápido que pueden. A medida en que las empresas siguen en la búsqueda de alternativas para optimizar sus procesos de soporte, la bandeja de entrada compartida demuestra que es una gran herramienta para cubrir estas situaciones.
Se trata de herramientas esenciales para brindar capacidades importantes a las interacciones que tiene tu equipo de soporte. Además, son una excelente forma para que tu equipo tenga acceso a información indispensable para tu negocio, lo cual no siempre es algo sencillo de administrar.
Si crees que puedes gestionar y dominar tu bandeja de entrada con estas recomendaciones y consejos, dominar a tus clientes, a tu propio equipo y tus oportunidades de ventas, el resultado será bastante beneficioso. Y tú, ¿qué esperas para emplear una bandeja de entrada compartida?
También invitamos a leer nuestro blog sobre 10 tendencias email marketing 2023, porque tener una bandeja de entrada compartida es definitivamente una tendencia este año, pero no la única.
