Hacer que un equipo de diseño o desarrollo lo adopte suele ser relativamente sencillo, ya que la mayoría reconoce el valor a largo plazo. Sin embargo, uno de los mayores desafíos es la documentación. Es por ello que te comparto una guía sobre cómo simplificar el proceso de documentación para sistemas de diseño y evitar que se convierta en una tarea abrumadora.
El reto de la documentación
El hecho de tener que documentar cada componente, su uso adecuado y sus limitaciones puede resultar intimidante, incluso para aquellos con experiencia. La documentación efectiva es clave para que un sistema de diseño funcione, ya que no solo explica qué hace cada componente, sino cómo y cuándo debería usarse. Dividir esta tarea en pasos manejables es crucial para no sentirse sobrepasado.
La documentación puede dividirse en dos categorías principales: intangibles y tangibles. Los intangibles son los principios y la filosofía de trabajo que guían el sistema. Los tangibles incluyen patrones, componentes y guías de uso. Ambos son importantes para que el sistema funcione correctamente, pero en este artículo nos enfocaremos principalmente en los tangibles.
Para documentar estos elementos, una buena práctica es utilizar el concepto de Work Breakdown Structure (WBS), una técnica de gestión de proyectos que descompone una tarea grande en partes más pequeñas y manejables. Este enfoque permite gestionar la creación de la documentación de manera más eficiente.
Aplicando la WBS a la documentación
El enfoque WBS consta de varios pasos:
- Desglosar la tarea: Comienza por dividir la documentación en partes más pequeñas, identificando todas las páginas necesarias y los elementos que debe incluir cada una.
- Priorizar: Inicia con las partes que son más usadas o que generan más problemas.
- Rastrear el progreso: Tener un seguimiento visible ayuda a mantener el ritmo y mostrar el avance al equipo.
- Revisar y ajustar: La documentación no debe ser estática; debe ajustarse conforme cambian las necesidades o aparecen obstáculos.
Estructurando cada página de documentación
Cada página de documentación debe responder a preguntas clave como:
- ¿Qué es y qué hace?: Define el nombre del componente y su función.
- ¿Por qué y cuándo usarlo?: Explica en qué situaciones un componente es más adecuado que otro.
- ¿Cómo usarlo?: Proporciona guías de uso, mostrando ejemplos y mejores prácticas.
Este enfoque te permite crear plantillas reutilizables para cada componente, facilitando la consistencia en la documentación y evitando que cada nueva entrada sea un reto independiente.
Además de estructurar bien la documentación, es importante recordar que debe ser útil para diferentes audiencias: diseñadores, desarrolladores y otros equipos como product owners, entre otros. Asegúrate de que la documentación tenga enlaces a recursos útiles para cada grupo.
Otro aspecto clave es no obsesionarse con la perfección desde el principio. La documentación debe ser funcional antes que “bonita”. Lo más importante es que esté disponible y accesible para el equipo, incluso si no está completamente refinada.
Finalmente, recuerda que la documentación es un proceso continuo. Se debe mantener actualizada a medida que cambian los componentes y las necesidades del equipo. Además, no dudes en utilizar sistemas de diseño existentes como Material UI o Tailwind si crees que pueden acelerar el proceso y proporcionar una base sólida para tu equipo.
Conclusión
Documentar un sistema de diseño puede parecer una tarea monumental, pero al desglosarla y abordarla con un enfoque estructurado, se vuelve mucho más manejable. Ya sea que crees un sistema desde cero o adaptes uno ya existente, lo más importante es que la documentación sea clara, accesible y que evolucione junto con tu equipo y tus necesidades.
Referencias:
· Design systems: simplifying documentation writing
· Design System Documentation in 9 Easy Steps
