Consejos para gestionar proyectos digitales

Veronica Barberena -

Estos tipos de proyectos podrían ser la creación de un sitio web, una plataforma de comercio electrónico o una aplicación móvil por ejemplo.

Suelen incluir una extensa fase de concepción, que abarca el desarrollo técnico del proyecto, pero también la gestión de contenidos y datos, el diseño gráfico y una variedad de aspectos de marketing.

Un proyecto digital suele ser la expansión online de una o más de las actividades de una organización. De este modo, en el equipo del proyecto se representa de forma compacta y sintética todo el espectro de áreas de negocio y capacidades existentes dentro de la empresa . Suele incluir colaboradores de los departamentos comercial, marketing, comunicación, jurídico o RRHH. Es esencial poder coordinar e integrar a diferentes personas de diferentes departamentos. Los gestores de proyectos digitales deben ser capaces de proporcionar una visión global, comprender los desafíos que enfrentan todos los departamentos y brindar la orientación adecuada.

Los 6 pasos para la gestión de proyectos digitales:

1. Análisis de necesidades

Aunque no hay entregables físicos, los hay de todos modos, por lo que escribir las especificaciones del proyecto sigue siendo esencial para el éxito. También llamado estatuto del proyecto, este documento describe los requisitos previos y las características técnicas que debe incluir la versión final.

Se utilizará para evaluar la viabilidad del proyecto, establecer estándares de calidad y garantizar que los objetivos sean claros y alcanzables. Asegúrate de utilizar métricas cuantitativas y cualitativas para definir tus objetivos y crear maquetas para brindar una representación visual de cómo debería verse el producto final .

2. Formación de equipos

Una vez que se haya acordado el alcance del proyecto , se puede configurar un equipo de proyecto interno o contratar una agencia externa para realizar el proyecto. Los miembros del equipo deben tener la experiencia necesaria para evaluar el tiempo y el presupuesto que se debe asignar al proyecto.

Un equipo de proyecto digital típico incluye desarrolladores de software o web , un diseñador de UX, un propietario de producto y/o un director de proyecto, y trabajar en estrecha colaboración con todo tipo de partes interesadas y departamentos comerciales para recopilar sus necesidades .

3. Planificación

El proceso de planificación es una de las partes más importantes del ciclo de vida del proyecto . Al utilizar herramientas como el método WBS , deberías poder dividir el proyecto en tareas más pequeñas , lo que facilitará la estimación del tiempo y los recursos necesarios para completar sus misiones.

En el caso de un proyecto digital, estas tareas suelen clasificarse en las siguientes categorías:

  • Desarrollo web (backend y frontend),
  • Tareas técnicas (hosting, seguridad, backups),
  • Diseño, incluido diseño gráfico y diseño UX,
  • Gestión de contenido
  • Marketing (páginas de destino, seguimiento de usuarios y análisis).

Según la lista de tareas, recursos y especificaciones del proyecto, el equipo puede elaborar un plan de proyecto que los guíe a través de la hoja de ruta. Este último se construirá de forma diferente según el método de gestión del proyecto elegido.

En el desarrollo de software, el método elegido suele ser una metodología ágil , que se organiza en ciclos cortos de desarrollo llamados sprints . Los requisitos se traducen en historias de usuarios y se planifican mediante un trabajo pendiente y un sistema de tickets.

Para que el equipo del proyecto y el director del proyecto tengan una mejor visibilidad sobre el progreso realizado, se suelen utilizar herramientas visuales, entre ellas el tablero Kanban y el diagrama de Gantt.

4. Diseño y desarrollo

La fase de desarrollo es cuando el equipo debe trabajar en conjunto para entregar el sitio web, la aplicación o el mercado. Corresponde a la ejecución operativa del proyecto e incluye actividades tales como:

  • Elegir el dominio y el proveedor de hosting ,
  • Crear el sitio web o la aplicación utilizando lenguajes de programación o herramientas sin código como un CMS,
  • Redacción e integración de contenidos , creación de imágenes.
  • Configuración de herramientas de seguimiento y marketing web como Google Analytics ,
  • Integración de estrategias de marketing (newsletter, landing pages…).

5. Revisión y prueba

Los evaluadores y el propietario del producto comprueban periódicamente la calidad. El Producto Mínimo Viable (MVP) se construye lo más rápido posible y cada versión agrega funciones al final de cada sprint. Los pasos 4 y 5 se repiten a lo largo de un proceso iterativo e incremental para mejorar el producto y al mismo tiempo mantenerse ágil y abierto a cambios rápidos.

6. Lanzamiento 

Una vez que se cumplen los estándares de calidad y las funciones están listas, se puede lanzar el sitio web, la aplicación o el mercado. Sin embargo, eso no significa que el proyecto esté terminado: ahora es el momento de adquirir audiencia y monetizar el tráfico.

  • Establecer estrategias de e-marketing o e-reputación ,
  • Aprovechando el poder de las redes sociales ( LinkedIn , Instagram , Facebook …),
  • Blogs invitados sobre temas relevantes,
  • Lanzar campañas de marketing de contenidos y campañas de correo electrónico .
  • Lanzar campañas de marketing pago (SEA) (utilizando AdWords o servicios similares).

Conclusiones

La gestión de proyectos digitales es muy interesante y desafiante, ya que requiere habilidades avanzadas de gestión de proyectos para coordinar equipos de diferentes orígenes y con diversos conjuntos de habilidades.

El Product Owner y su equipo necesitan lograr un equilibrio entre creatividad y eficiencia , de ahí que nacieron métodos como ágil y scrum para atender específicamente a este tipo de proyectos.

Referencias:

· Guide to Managing a Digital Project: The Best Tips & Tricks