5 herramientas útiles de gestión remota de proyectos

El trabajo remoto se está convirtiendo en algo muy normal en muchas organizaciones. En Estados Unidos, el 40% de los trabajadores pasan de 4 a 5 días a la semana trabajando de forma remota. Según GlobalWorkplaceAnalytics, el resultado es asombroso; alta eficiencia, mayor productividad, motivación de equipo y tu organización puede ahorrarse más de $10,000 gracias al trabajo remoto.

Aunque no todo es de color de rosa. Gestionar a los equipos remotamente a veces incluso en diferentes zonas horarias, con falta de comunicación, el seguimiento se vuelve complejo y la falta de alineación del equipo es primordial.

La buena noticia es que existen diferentes herramientas que te ayudarán a la hora de gestionar con proyectos con tu equipo. Con estas herramientas podrás gestionar proyectos de forma Lean & Agile, realizando un seguimiento eficaz del trabajo de tu equipo en tiempo real, creando una gestión remota de proyectos sólida.

Aunque hay muchas herramientas en el mercado, revisemos 5 herramientas de gestión de proyectos que actualmente destacan en la red:

Trello

Trello es una de las mejores herramientas gratuitas de gestión remota de equipos. Te ayudará a planificar y gestionar proyectos a través del sistema Kanban. Está basado en listas, tarjetas y tableros que permite a tu equipo planificar, seguir el progreso de los proyectos y trabajar en equipo desde donde se encuentren.

Tal vez, lo más destacado que hace que esta herramienta sea atractiva para los usuarios es que es flexible y fácil de usar.

Pros:

Es simple de usar.
Permite agregar listas TODO a las tareas.
Tiene un tablero Agile Kanban muy visual.
Es muy flexible para proyectos en equipo.
Es genial para la colaboración en tiempo real.

Contras:

Su simplicidad, puede ser un problema en equipos muy grandes.
Un nuevo usuario puede encontrar el tablero difícil de configurar.

Disponible en plataformas: Android, web, Mac y iOS.

Precio: Trello es gratuito, aunque tiene un plan business por $9.90 usuario/mes con características adicionales o enterprise por $20.83 usuario/mes. Lo más interesante es que ambos planes tienen integraciones con aplicaciones externas.

Basecamp

Basecamp es una gran herramienta que ayuda a los equipos a planificar tareas implementado un proyecto de forma remota. Tu equipo puede realizar un seguimiento de las tareas con muchas de sus funcionalidades, como calendario, listas de tareas y archivos compartidos.

Lo mejor de Basecamp es su interfaz, muy simple y limpia, que facilita la creación de proyectos y sobretodo el seguimiento de proyectos, con versionado de documentos, chat grupal y tablero de mensajes que te ofrece una comunicación interna segura con tu equipo. Con su sistema de almacenamiento de documentos, puedes organizar y regular todos los archivos y versiones.

Te permite personalizar cada proyecto, configurando las funcionalidades que el proyecto y equipo requiera, además de poder añadir funcionalidades de terceros con sus más de 50 integraciones al alcance.

Además, la curva de aprendizaje es liviana, ofreciendo webinars y documentación al alcance de tu equipo.

Pros:

La herramienta ayuda a que tu equipo se comunique en la misma plataforma, manteniendo la misma información, de forma colaborativa, aumentando la responsabilidad en cada comunicación, con lo que se convierte en una comunicación eficiente.
Ofrece soporte 24/7 y servicio de ayuda online.
Es muy fácil de usar. Puedes configurar fácilmente un proyecto, invitar a tu equipo y crear tareas.
Te ayuda a mantener un calendario de proyectos.
Permite comunicarte mediante correo electrónico.

Contras:

Solo funciona online. Por lo tanto, sin una conexión a Internet, no podrás trabajar.

Disponible en plataformas: web, Android y iOS.

Precio: Plan gratuito de 30 días. El plan de business tiene un precio de $99/mes, sin límites de usuario.

Duefocus

Dado que el seguimiento de proyectos en tiempo real se ha convertido en una gran necesidad para prácticamente cualquier organización, Duefocus ayuda a los equipos a sincronizar tareas en diferentes herramientas de gestión, incluidos Trello, Basecamp y Github. La herramienta es proactiva al ofrecer soluciones a las necesidades de gestión remota de tu equipo.

Duefocus te ayuda a realizar toda la gestión, incluso la planificación de proyectos a largo plazo, con su sistema de seguimiento.

La herramienta te permite analizar todas las tareas de tu equipo. Con su interfaz TeamPulse, puedes realizar un seguimiento global en tiempo real. Además, que cada miembro del equipo podrá acceder a las estadísticas de su evolución en el proyecto, planificar tareas y comunicarse con facilidad.

Pros:

Ofrece seguimiento en tiempo real para mejorar la productividad de tu equipo.
Sincroniza todas las tareas a través de otras herramientas de gestión de proyectos.
Promociona la transparencia en equipo.

Contras:

Todavía no está disponible en dispositivos móviles iOS y Android.

Disponible en plataformas: Windows, Mac OS, Linux
Precio: es de uso gratuito en este momento, version beta.

Wrike

Aunque Wrike no ofrece seguimiento en tiempo real, sigue siendo una gran herramienta de gestión de proyectos remotos. Es una herramienta colaborativa y de gestión de proyectos, todo en uno, ofreciendo al equipo la máxima visibilidad en cada proyecto. También ayuda a los miembros del equipo a priorizar sus propias tareas.

Wrike también puede añadir a las tareas archivos, comentarios y más. También tiene una función colaborativa que puedes usar para centralizar el trabajo en equipo. Además de integrarse con otras aplicaciones de terceros como Dropbox, Slack, Salesforce, Google Drive, Evernote, Zapier, entre otras.

Pros:

El tablero es complejo, aunque a los equipos más grandes a trabajar de manera más efectiva.
Tiene múltiples integraciones y un diagrama Gantt.
Puedes clasificar las tareas por proyectos y departamentos.

Contras:

No dispone de Chat.
La gestión de cuentas de equipo es un poco limitada.

Disponible en plataformas: web, Android y iOS.

Precio: puedes comenzar a usar Wrike de forma gratuita, u obtener un plan profesional por $9.80 usuario/mes. También hay un plan business con funcionalidad extendidas que parte de $24.80 usuario/mes.

Monday.com

Monday.com también es una gran herramienta para la gestión remota de equipos, anteriormente llamado Dapulse. Ayuda a los equipos a planificar, organizar y rastrear el trabajo en un solo espacio atractivo y colaborativo. Tu equipo también puede personalizar el flujo de trabajo, planificar y realizar seguimiento de tareas específicas, es muy flexible y fácil de utilizar.

Con Monday.com, una vez hayas incorporado a tu equipo, te permitirá realizar un seguimiento de sus evoluciones. Con una vista macro y una micro de todos los avances de los proyectos, visible para todo el equipo. La transparencia es primordial para cumplir con los objetivos en equipo.

Pros:

Permite comunicarte mediante correo electrónico.
Ofrece un buen diseño del progreso.
Te permite personalizar y configurar la herramienta con tu marca.
Permite monitorizar constantemente los proyectos.
Capa de seguridad de doble factor.

Contras:

La línea de tiempo es limitada.

Disponible en plataformas: web, iOS, Android.

Precio: ofrece diferentes precios para diferentes funcionalidades. La oferta parte de €25/mes, mientras que los planes Standard y Pro cuestan €39 y €59 al mes.

Conclusión

Existen muchas otras herramientas para la gestión remota de proyectos. Hay herramientas para muchos bolsillos, aunque te recomiendo que no te dejes llevar por el coste. Debes probar diferentes herramientas y la elección correcta es la respuesta a:

¿Cómo puede esta herramienta ayudar a mi equipo a alcanzar los objetivos?

La gestión en remoto cada vez es más común y más compleja, debes considerar seriamente escoger la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades.

¿Qué herramientas utilizadas? ¿Cumplen las expectativas dentro de tu equipo de trabajo? ¿Te facilita la comunicación y el seguimiento?

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Referencias: